Tugas dan Peranan Sekretaris

"A secretary assiat an excecutive in carrying out the detail o his work. The excecutive depend ons upon his secretary primarly for assitance in handlind the details of communication as telephoning, telegraping, filling and duplucating. "beamer, hanna, popham (Effective secretarial practise)

Secara general peranan sekretaris meliputi :

1. Terhadap atasan

• Sumber dan filter bagi pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.


• Assisten dan tangan kanan pimpinan
  dalam mengaturaktivitas perusahaan. Mulai Dari administrative sampai human relation.


• Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.


• Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.


• Secret keeper / pemegang rahasia pimpinan kaitannya dengan tugas perusahaan


• Mediator pimpinan dengan bawahan

2. Terhadap Bawahan/Karyawan

• Membantu memberikan motivasi kepada karyawan


• Mediator antara bawahan dengan pimppinan


• Membantu bawahan ketika ingin bertemu dengan pimpinan
  

Tugas Sekretaris

Dibanding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang multi tugas, antara lain:

1. Menurut Wewenangnya

• Tugas Rutin antara lain : Pengetikan, menerima tamu, bertelepon dan menerima telepon,korespondensi,filling & malling.


• Tugas Instuksi meliputi : Penyusunan jadwal pimpinan, pemgaturan keuangan, persiapan dan pemyelenggaraan rapat, arrange schedule.


• Tugas Kreative meliputi : Pembuatan formulir telepon, dokumentasi, mengirim kartu ucapan kepada klien, mengatur ruangan kantor pimpinan.

2. Menurut Jenis Tugasnya

• Tugas Administrasi Perkantoran, antara lain surat-menyurat, pembuatan laporan, filling.


• Tugas Reseptionis, antara lain menelepon dan menerima telepon, melayani tamu, menyusun jadwal pertemuan pimpinan.


• Tugas Sosial, antara lain mempersiapkan jamuan acara resmi kantor, mengatur rumah tangga kantor,mengirim ucapan selamat kepada relasi.


• Tugas Insidental, antara lain memepersiapkan rapat, memepersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.